貸し会議室を利用したいときに覚えておきたい注意とは

貸し会議室選びにおいて、ついつい見落としがちなポイントもいくつかあります。せっかく選んだ貸し会議室なのに、見落としてしまったポイントのせいで会議やイベントが台無しになってしまってはいけませんよね。

ここでは、失敗しないための貸し会議室選びについてふれていきます。

■ 環境は整っていますか?
貸し会議室選びで、まず確認しておきたいことは立地です。会場が参加する人々にとって行きにくい場所にあると、とても困りますよね。

それに、駐車場のスペースや交通手段なども考慮しなければ、せっかく計画しても来場する人々にも迷惑がかかってしまいます。

なので、参加するひとたちにとってベストな場所はどこかを十分考えて決めましょう。また、会議やイベントを行う際の機材や設備などが整っているかも重要です。

貸し会議室の規模や準備されているものをしっかりと把握しておいた方が、当日になって困ることもなさそうです。機材を借りる場合は、使い方を教えてもらっておきましょう。

■ 予算などのチェックは万全ですか?
予算内に収めることも大事なことです。オプションをつける場合、別途料金がかかることもありますし、料金が問題なくとも肝心の内容に問題があってはいけません。

予算とオプションの内容のチェックは念入りに行っておきましょう。飲食の可否なども事前に確認しておいたほうがいいでしょう。

それと、会議やイベントが万が一キャンセルとなった場合のことも考えておきましょう。キャンセル料の確認をしておけば、キャンセルしなくてはならなくなった場合に困りません。

■ 慎重に選びましょう
これらの注意事項は、下見の段階で直接聞くこともできますが、状況によっては下見もできないという場合もあります。その時には、電話での確認の際に、チェックリストなどをつくって逐一確認をとっておきましょう。

計画的な貸し会議室選びで、満足いく会議やイベントを行いたいですね。